Project Description

Investire

DURATAIn corso dal 2018

FORNITURA: Progetto Galileo – Piattaforma tecnologica integrata a supporto della gestione di tutte le attività immobiliari di INVESTIRE SGR sia per la gestione della SGR che di tutti i fondi immobiliari.

Nel 2018 è stato avviato il progetto Galileo che aveva come obiettivi principali:

  • l’analisi dei processi di gestione immobiliare della Sgr. Sia per quanto riguardava i costi della SGR che per i costi dei fondi
  • l’aggregazione in una unica piattaforma gestionale di tutti i fondi che risultavano gestiti dai vari property su piattaforme private. Tutti i processi ed i dati relativi ai fondi erano gestiti extra-sistema e non erano a disposizione immediata della SGR ma venivano gestiti, elaborati, estratti e archiviati dal property.

Il progetto Galileo ha dato come principali risultati:

  • mappature di tutti i processi gestionali dei fondi
  • mappatura di tutti i processi relativi alla gestione della SGR
  • utilizzo di workflow automatizzati di tipo informativo ed autorizzativo sia tra utenti sgr e property che tra utenti sgr di vari dipartimenti
  • piattaforma unica per tutti i fondi sia in termini di dati che di processi

Il progetto Galileo, sviluppato secondo le peculiarità emerse durante l’analisi dei processi. In dettaglio ha interessato le seguenti linee di intervento:

  • Gestione amministrativa e giuridica immobiliare, per il governo delle informazioni anagrafiche, fisiche e catastali degli immobili;
  • Fiscalità, per il calcolo dei tributi IMU, TASI, TARI, TEFA e per la successiva gestione dei flussi di pagamento (creazione F24 e riconciliazione con i flussi di pagamento)
  • Locazioni attive, per la gestione dei rapporti con i locatari, delle morosità, dei contenziosi, dei contratti di locazione (rinnovo, chiusura, registrazione telematica), rilascio immobile e gestione disdette
  • Gestione dei crediti, per l’analisi dei ritardati pagamenti (aging del credito), il calcolo e addebito dei tassi di interesse, la gestione delle pratiche affidate all’iter legale, il piano di riconoscimento del debito e il calcolo del piano di ammortamento
  • Ciclo acquisti per la gestione dell’intero ciclo acquisti: budget, commesse, RdA, contratti e ordini, BEM, documenti di costo e pagamenti
  • Portale unico di gestione delle fatture elettroniche, ovvero uno strumento unico di governato dall’Amministrazione per l’analisi e lo smistamento delle fatture elettroniche provenienti dallo SDI e che consente il monitoraggio minuzioso delle fatture in transito e dello stato di lavorazione di ogni fattura pervenuta, inviata e lavorata.
  • Interfaccia con sistema contabile in uso dalla SGR che consente di trasferire in modo automatico tutti i processi interessati da un rilievo contabile (dall’emissione di una fattura/nota di credito attiva ad un incasso, dagli accantonamenti alla registrazione di una fattura/nota di credito passiva)
  • Documentale e dataRoom virtuale gestione e archiviazione della documentazione in formato cartaceo e digitale (atti amministrativi, contratti, immagini, rilievi in CAD, schemi impiantistici).
  • Controllo di gestione ovvero una reportistica uniformata per tutti i fondi e una serie di dashboard di verifica e controllo dell’andamento del fondo
  • Modulo di gestione delle commesse che consente la pianificazione delle commesse di valorizzazioni sia a livello temporale che economica. Il modulo è completamente integrato con il ciclo passivo utilizzato dalla SGR.

PRINCIPALI RISULTATI CONSEGUITI DAL COMMITTENTE

  • Rilevazione puntuale del modello operativo di gestione dei fondi
  • acquisizione e personalizzazione di un sistema unico capace di supportare in modo integrato i processi immobiliari (acquisizione, gestione, sviluppo ) ed i relativi processi di supporto (ciclo passivo);
  • personalizzazione di un workflow automatico conforme al modello organizzativo delle attività (i processi operativi e i relativi process-owner);
  • realizzazione di una componente applicativa, per l’alimentazione automatica in real-time dei sistemi contabili delle società del Gruppo;
  • realizzazione una componente applicativa a supporto della produzione della reportistica (operativa, direzionale ed esterna);
  • definizione di un “Sistema omogeneo di classificazione e catalogazione dei documenti” afferenti gli immobili del patrimonio del Gruppo affinché le “due diligence” documentali, gli studi di fattibilità e le attività di valutazione siano svolte con il supporto di una base dati strutturata con criteri comuni.
  • Riduzione dei flussi cartacei e di e-mail tra gli uffici
  • Integrazione con i sistemi legacy delle aziende per evitare inutili e onerose duplicazioni di informazioni
  • Supporto alle attività di gestione delle commesse di project

IdeaRE

Siamo presenti sul territorio nazionale con due sedi operative: Roma e Milano. Tale scelta persegue l’obiettivo di coprire e supportare efficacemente le due aree a maggiore concentrazione di operatori del Real Estate in Italia.

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