Project Description

INVIMIT SGR SpA

DURATADal 2014

FORNITURA: REF2INVIMIT – Fornitura di un sistema informativo di gestione per l’amministrazione della SGR, interamente partecipata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Nel 2013, nell’ambito del processo di valorizzazione e dismissione degli immobili pubblici, il Ministero dell’Economia e delle Finanze (“Mef”), ha costituito INVIMIT SGR SPA, una società di gestione del risparmio per il cui tramite potere istituire e gestire uno o più fondi comuni di investimento immobiliari (“Fondi ex articolo 33”). INVIMIT si è dotata della piattaforma informatica REF, quale supporto gestionale per l’apporto, la gestione e la dismissione degli immobili.

Il progetto prevedeva la realizzazione e la successiva messa a disposizione di componenti in grado di supportare, da un lato le esigenze di controllo e monitoraggio della sgr, dall’altro di fornitori e partner esterni chiamati a gestire parzialmente o integralmente uno o più processi aziendali (es. Property, fornitori di manutenzione etc.). In particolare, le componenti adottate da INVIMIT sono:

  • Modulo Due Diligence (modulo di supporto alla due diligence pre-apporto. Prevede l’utilizzo di un archivio normalizzato per l’inserimento dei dati relativi agli immobili candidati all’apporto. Prevede anche l’arricchimento di una dataroom, normalizzata, con tutti i documenti relativi all’immobile. In fase di apporto tutti i dati ed i documenti diventano la base di costituzione della piattaforma gestionale REF.
  • Gestione asset e fiscalità (per il governo delle informazioni anagrafiche, fisiche e catastali degli immobili e per il calcolo dei tributi IMU, TASI, TARI, TEFA e per la successiva gestione dei flussi di pagamento (creazione F24 e riconciliazione con i flussi di pagamento)
  • Gestione Property (per la gestione dei rapporti con i locatari, delle morosità, dei contenziosi, dei contratti di locazione (rinnovo, chiusura, registrazione telematica), rilascio immobile e gestione disdette, nonché gestione dei crediti con l’analisi dei ritardati pagamenti (aging del credito), il calcolo e addebito dei tassi di interesse, la gestione delle pratiche affidate all’iter legale, il piano di riconoscimento del debito e il calcolo del piano di ammortamento
  • Gestione Facility (per la gestione dell’intero ciclo acquisti: budget, commesse, RdA, contratti e ordini, BEM, documenti di costo e pagamenti)
  • Interfaccia integrate con la contabilità NAV (Consente di trasferire in modo automatico tutti i processi interessati da un rilievo contabile (dall’emissione di una fattura/nota di credito attiva ad un incasso, dagli accantonamenti alla registrazione di una fattura/nota di credito passiva)
  • Interfaccia con il sistema RESFUND per le segnalazioni CONSOB e BANCA D’ITALIA

Inoltre, la fornitura oggetto della dell’appalto prevedeva la:

  • predisposizione del progetto esecutivo e di dettaglio
  • realizzazione e personalizzazione del sistema
  • installazione del s/w
  • eventuali codifiche, migrazioni di dati e integrazioni
  • test, messa a punto, collaudo e avvio in esercizio
  • addestramento
  • affiancamento operativo durante la fase di primo avvio (min. 3 mesi)
  • assistenza
  • manutenzione evolutiva.

Nel 2019  la INVIMIT ha aggiunto 4 componenti gestionali, ed in particolare:

  • Modulo ticketing (modulo web che consente di veicolare tutte le richieste di manutenzione e amministrative relative agli immobili e che è stato configurato secondo un flusso che rispetta l’organizzazione del processo definito da INVIMIT)
  • Modulo documentale e dataroom (gestione e archiviazione della documentazione in formato cartaceo e digitale (atti amministrativi, contratti, immagini, rilievi in CAD, schemi impiantistici).
  • Interfaccia con la società di recupero crediti (tramite questo modulo la piattaforma mette a disposizione online i dati che dovranno essere utilizzati nell’ambito del recupero crediti. Tutto il processo è governato da un workflow validativo disegnato sulle esigenze del cliente.

PRINCIPALI RISULTATI CONSEGUITI DAL COMMITTENTE:

  • Piattaforma unica in grado di adattarsi anche ad evoluzioni future della SGR la gestione unica del ciclo acquisti relativamente all’acquisizione delle fatture elettroniche sia per i fondi che per la SGR;
  • Rilevazione puntuale del patrimonio gestito;
  • Acquisizione e personalizzazione di un sistema capace di supportare in modo integrato i processi immobiliari (acquisizione, gestione, sviluppo, dismissione) ed i relativi processi di supporto (ciclo passivo);
  • Personalizzazione di un workflow automatico conforme al modello organizzativo delle attività (i processi operativi e i relativi process-owner);

Definizione di un “Sistema omogeneo di classificazione e catalogazione dei documenti” relativi agli immobili del patrimonio del Gruppo affinché le “due diligence” documentali, gli studi di fattibilità e le attività di valutazione siano svolte con il supporto di una base dati strutturata con criteri comuni.

  • Adozione sin dall’avviamento della SGR di processi automatizzati

 

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