Project Description

Roma Capitale

DURATADal 2016

FORNITURA: Fornitura della soluzione per la gestione del patrimonio immobiliare dell’Edilizia Residenziale Pubblica del Comune di Roma

Roma Capitale è stata supportata nella strategia di semplificazione, standardizzazione e digitalizzazione dei processi a supporto della gestione del patrimonio immobiliare di Edilizia Residenziale Pubblica (ERP). Elementi chiave dell’attività sono stati l’informatizzazione dei processi immobiliari e dei processi per l’acquisizione e la gestione delle informazioni sulle anagrafiche utenti (nuclei familiari), sui contratti di locazione e sullo stato degli immobili. Viste le specifiche caratteristiche e la numerosità delle unità immobiliari da gestire, la fornitura è stata articolata in un unico programma, suddiviso in più progettualità, ognuna afferente ad una specifica area funzionale, e coordinate da un solo PMO. Con particolare riferimento ai processi di gestione del patrimonio, gli interventi e le esperienze svolte presso Roma Capitale, riutilizzabili nel contesto di questa fornitura, e interamente gestite sul sistema REF a valle delle opportune parametrizzazioni, sono:

  • la gestione del patrimonio ERP e dei locali commerciali, attraverso il censimento di tutti gli immobili (circa 60.000) e delle informazioni inventariali a corredo. In particolare, la soluzione REF gestisce per Roma Capitale: i moduli di consistenza catasto e gestione documentale con i quali viene censito l’insieme degli oggetti del patrimonio immobiliare in gestione; l’ archiviazione delle informazioni relative alla consistenza dei beni immobili necessarie alla loro gestione e l’archiviazione di tutti i documenti legati a qualsiasi oggetto di patrimonio immobiliare ed impiantistico; lo storico, supportando il monitoraggio delle scadenze e della completezza degli archivi (documentazione obbligatoria);
  • la gestione dell’intero ciclo di vita dei rapporti di utenza per tutte le tipologie di immobili del patrimonio, dalla stipula del contratto di locazione
  • la gestione della bollettazione con l’emissione dei titoli credito e/o debito (bollette, fatture e note di credito)e l’integrazione con il PAGOPA;
  • la gestione degli incassi, per il governo di tutti gli aspetti finanziari (cassa e banca) della gestione attiva del patrimonio immobiliare e per la ricostruzione della situazione contabile delle movimentazioni gestite;
  • la gestione dei crediti attraverso la elaborazione a sistema e la personalizzazione dei piani di rientro e di ammortamento e la gestione delle transazioni e del contenzioso;
  • la gestione delle dismissioni per la stima e valutazione degli immobili da inserire nel piano di dismissione e relativa gestione dell’iter della dismissione (con possibilità di gestione in alcuni casi di vendita con prelazione all’inquilino;
  • la gestione delle manutenzioni, dalle segnalazioni su guasto fino alla gestione dei sopralluoghi e dell’assegnazione degli interventi alle ditte di manutenzione esterne con accesso diretto al sistema;
  • la gestione dei condomini (anagrafiche, periodi di gestione ordinaria e straordinaria, scadenziario rate, etc.). Con riferimento agli aspetti tecnologici, invece, nell’ambito della fornitura sono stati sviluppati sul sistema REF i protocolli e le interfacce per l’integrazione con i sistemi di contabilità, protocollazione e gestione territoriale di Roma Capitale, ed è stato condotto un progetto di migrazione suddiviso in più wave (Dati di inventario e fiscale degli immobili; Dati relativi ai contratti di locazione; Dati contabili; Documenti) per anticipare quanto più possibile l’avvio in esercizio del sistema, partendo in modo graduale dai processi di maggior interesse per la committente.

PRINCIPALI RISULTATI CONSEGUITI DAL COMMITTENTE

  • riduzione del 40% dell’effort di gestione dei rapporti con l’utenza inquilini attraverso la realizzazione di un portale inquilini attraverso il quale ciascun inquilino può verificare la propria posizione ‘contabile’ nei confronti dell’Amministrazione e nel caso procedere al reperimento immediato dei bollettini non ancora pagati;
  • Totale dematerializzazione dell’archivio cartaceo (istanze assegnatari pervenute, check list istruttorie, comunicazioni aggiornamento Istat. etc);
  • Riduzione del 40% del tempo per la elaborazione dei bollettini mensili (circa 50.000);
  • Riduzione del 60% dei problemi di attribuzione degli incassi ai bollettini emessi di competenza attraverso l’attivazione nel sistema REF del PAGOPA.

IdeaRE

Siamo presenti sul territorio nazionale con due sedi operative: Roma e Milano. Tale scelta persegue l’obiettivo di coprire e supportare efficacemente le due aree a maggiore concentrazione di operatori del Real Estate in Italia.

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