La gestion des baux a toujours été une activité centrale dans le secteur immobilier, mais elle s'accompagne souvent de défis opérationnels importants. Le cycle de vie d'un contrat, de sa définition à sa signature, est caractérisé par de nombreuses étapes manuelles qui peuvent ralentir les processus, générer des inefficacités et des coûts élevés. En outre, l'utilisation massive de papier pour les documents contractuels, les notifications et les copies a rendu le système traditionnel non seulement complexe, mais aussi non durable sur le plan environnemental.
Ces difficultés sont aggravées par des problèmes logistiques liés à la nécessité de réunions physiques entre les parties concernées, qui entraînent souvent des retards. Pour remédier à ces problèmes critiques, un processus de numérisation a été engagé avec des objectifs clairs : simplifier les flux de travail, éliminer la dépendance à l'égard du papier, garantir la sécurité et la transparence dans la gestion des données et des signatures électroniques, et améliorer l'expérience des utilisateurs pour les opérateurs internes et les locataires.
Flux de travail automatisé
La solution innovante développée par REFtree est un flux de travail automatisé qui permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats de location de manière entièrement numérique, de la création du contrat à la signature et à l'archivage. Le système guide l'utilisateur à chaque étape du processus, garantissant efficacité et fiabilité.
La définition du contrat se fait directement dans le système, avec des conditions contractuelles, des spécifications économiques et des données cadastrales entièrement personnalisables. La plateforme permet également d'ajouter plusieurs signataires, qu'il s'agisse de locataires, de représentants syndicaux ou de tiers, et génère automatiquement des documents au format PDF/A, ce qui garantit la conformité avec les réglementations en vigueur et un niveau de sécurité élevé.
Le flux de travail est très polyvalent et évolutif, ce qui permet de l'adapter facilement à d'autres processus commerciaux et à d'autres réalités immobilières.
Sécurité des signatures électroniques et système OTP
L'un des aspects les plus innovants est la gestion des signatures électroniques. La plateforme prend en charge différents modes de signature pour s'adapter aux besoins des utilisateurs. Ceux qui disposent d'un certificat numérique peuvent utiliser la signature numérique avancée, tandis que ceux qui n'en ont pas peuvent opter pour un système simple et sûr basé sur le mot de passe à usage unique (OTP). Cette méthode permet d'authentifier l'identité du signataire au moyen d'un code temporaire envoyé par SMS ou par courrier électronique, ce qui garantit un processus de signature rapide et efficace.
Les principaux avantages de la signature électronique basée sur l'OTP sont les suivants :
- Authentification à deux facteurs (2FA)Le mot de passe : il s'agit de fusionner quelque chose que l'utilisateur connaît (le mot de passe ou le code OTP) avec quelque chose qu'il possède (l'appareil mobile ou l'adresse électronique), ce qui accroît le niveau de sécurité.
- Validité limitée dans le tempsLe code OTP est de courte durée, généralement quelques minutes, ce qui réduit les risques d'utilisation frauduleuse.
- Caractère unique du codeChaque OTP est généré pour une seule session de signature, ce qui rend son interception ou sa réutilisation extrêmement difficile.
- TraçabilitéChaque étape du processus de signature est enregistrée, ce qui permet de vérifier qui a signé le document, quand et par quelle méthode.
- Conformité juridiqueLa signature OTP répond aux exigences de la signature électronique avancée en vertu du règlement eIDAS (UE n° 910/2014), garantissant l'intégrité du document et l'authentification du signataire.
Après signature, les contrats sont automatiquement archivés en mode de remplacement conforme à la réglementation, envoyés par courrier électronique à toutes les parties concernées et transférés aux autorités fiscales pour enregistrement. Cette automatisation réduit considérablement le temps de gestion, tout en garantissant l'exactitude et la transparence.
Impact environnemental : réduction de l'utilisation du papier
L'adoption d'un système numérique de gestion des contrats a un impact positif non seulement en termes d'efficacité, mais aussi d'un point de vue environnemental. La production de papier nécessite d'énormes quantités de ressources naturelles, notamment des arbres, de l'eau et de l'énergie. Selon les données du groupe de défense de l'environnement The World Counts, la production mondiale de papier et de carton a atteint 420 millions de tonnes en 2021, avec une consommation par habitant d'environ 200 kilogrammes par an. Cette consommation élevée contribue à la déforestation, à l'utilisation intensive des ressources en eau et en énergie et aux émissions de CO₂.
La numérisation des baux contribue réellement à réduire l'impact sur l'environnement en éliminant la nécessité d'imprimer et d'archiver les documents papier. Elle minimise également les coûts de gestion et facilite l'accès aux documents à tout moment et en tout lieu, améliorant ainsi l'efficacité globale du système.
Conclusions
L'adoption de la plateforme et de la signature électronique avancée représente une avancée fondamentale dans le processus de numérisation des contrats de location. Les avantages sont multiples :
- Efficacité opérationnelle, grâce à une gestion entièrement numérique des contrats.
- Sécurité et transparence, avec l'intégration de signatures électroniques basées sur l'OTP et l'archivage sécurisé des documents.
- Réduire l'impact sur l'environnement, l'élimination de l'utilisation du papier et la promotion de pratiques plus durables.
- Conformité réglementaire, assurer le respect des réglementations en vigueur en matière de signatures électroniques et de gestion des documents.
Dans un marché de plus en plus axé sur la numérisation et la durabilité, l'offre d'une expérience utilisateur innovante et numériquement conforme constitue un avantage concurrentiel crucial. Ce projet montre comment la technologie peut transformer un processus traditionnel en un modèle d'innovation et d'efficacité, contribuant ainsi à la création d'un système plus moderne, plus sûr et plus durable.
