La innovación tecnológica está transformando la forma en que las empresas y las administraciones públicas gestionan sus documentos. IdeaRE presenta un proyecto de inteligencia documental. Este proyecto surge para responder a la necesidad de las grandes organizaciones de gestionar de manera eficiente el gran volumen de documentos relacionados con sus activos inmobiliarios.
Los propietarios de grandes patrimonios inmobiliarios se ven obligados a gestionar una enorme cantidad de documentos, entre los que se incluyen escrituras de compraventa, contratos de alquiler, facturas y actas de modificación de los activos. La falta de correspondencia entre la información contenida en los documentos y la presente en los sistemas informáticos puede generar ineficiencias operativas y problemas administrativos, como errores en el registro catastral que repercuten en los impuestos IMU y TASI o discrepancias en los contratos de alquiler.
La inteligencia artificial como solución
El proyecto aprovecha el potencial de la inteligencia artificial generativa para:
- Extraer e interpretar la información de los documentos;
- Generar resúmenes automáticos para facilitar la consulta;
- Comparar los datos documentales con los de los sistemas de gestión.
Gracias al uso avanzado de tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres), el sistema es capaz de digitalizar documentos manuscritos, incluso históricos, y convertirlos en textos legibles digitalmente. A continuación, estos datos se envían a una inteligencia artificial generativa para el análisis y la estructuración de la información.
El papel de Reftree y la automatización del flujo de trabajo
El núcleo del proyecto es el sistema de gestión Reftree, que desempeña un papel fundamental en:
- Archivo y gestión centralizada de documentos;
- Limpieza de datos y validación de la información
- Automatización de los flujos de trabajo documentales.
- Interacción con el usuario para consultas y análisis;
El flujo de trabajo automatizado permite asignar al personal tareas de supervisión y control, mientras que la IA se encarga de las actividades de análisis masivo de datos.
Hoja de ruta y perspectivas de futuro
IdeaRE ha diseñado una hoja de ruta innovadora que concluirá a lo largo de este año, con la introducción de nuevas funcionalidades como:
- Análisis del consumo energético y certificaciones ESG;
- Mantenimiento predictivo de los activos inmobiliarios;
- Análisis financiero y gestión del flujo de caja;
- Integración multicanal para el acceso a través de teléfono VoIP;
- Firma digital de documentos.
El proyecto presentado supone un paso importante hacia la digitalización y la automatización de la gestión documental. La integración de la inteligencia artificial, el OCR avanzado y los flujos de trabajo automatizados no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce los errores y optimiza la gestión de los recursos.
Esta innovación promete redefinir el futuro de la inteligencia documental, convirtiéndola en un activo estratégico para las organizaciones públicas y privadas.
