A inovação tecnológica está a transformar a forma como as empresas e as administrações públicas gerem os seus documentos. A IdeaRE apresenta um projeto de inteligência documental. Este projeto surgiu para dar resposta à necessidade das grandes organizações de gerirem de forma eficiente o grande volume de documentos relacionados com os seus ativos imobiliários.
Os proprietários de grandes patrimónios imobiliários têm de gerir uma enorme quantidade de documentos, incluindo escrituras de compra e venda, contratos de arrendamento, faturas e atos de alteração dos ativos. A falta de correspondência entre as informações contidas nos documentos e as presentes nos sistemas informáticos pode gerar ineficiências operacionais e problemas administrativos, tais como erros no registo cadastral que afetam a tributação do IMU e do TASI ou discrepâncias nos contratos de arrendamento.
A Inteligência Artificial como Solução
O projeto aproveita o potencial da inteligência artificial generativa para:
- Extrair e interpretar as informações contidas nos documentos;
- Gerar resumos automáticos para facilitar a consulta;
- Comparar os dados documentais com os dos sistemas de gestão.
Através da utilização avançada de tecnologias OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), o sistema consegue digitalizar documentos manuscritos, inclusive históricos, transformando-os em textos digitalmente legíveis. Estes dados são depois enviados a uma inteligência artificial generativa para a análise e estruturação da informação.
O Papel da Reftree e a Automatização do Fluxo de Trabalho
O cerne do projeto é o sistema de gestão Reftree, que desempenha um papel fundamental em:
- Arquivo e gestão centralizada de documentos;
- Limpeza de dados e validação de informações
- Automação dos fluxos de trabalho documentais.
- Interação com o utilizador para consultas e análises;
O fluxo de trabalho automatizado permite atribuir aos recursos humanos tarefas de supervisão e controlo, enquanto a IA se encarrega das atividades de análise massiva de dados.
Roteiro e desenvolvimentos futuros
A IdeaRE elaborou um plano de ação inovador que será concluído ainda este ano, introduzindo novas funcionalidades como:
- Análise do consumo de energia e certificações ESG;
- Manutenção preditiva de ativos imobiliários;
- Análise financeira e gestão do fluxo de caixa;
- Integração multicanal para acesso através de telefone VoIP;
- Assinatura digital de documentos.
O projeto apresentado representa um passo significativo no sentido da digitalização e automatização da gestão documental. A integração de inteligência artificial, OCR avançado e fluxos de trabalho automatizados não só melhora a eficiência operacional como também reduz os erros e otimiza a gestão de recursos.
Esta inovação promete redefinir o futuro da inteligência documental, tornando-a um ativo estratégico para as organizações públicas e privadas.
